عرض للطباعة
.
.
بسم الله الرحمن الرحيم ,
و السلام عليكم و رحمة الله و بركاته ,
مدخل :
- ماهو آخر كتاب قرأته في الإدارة ؟ و متى ؟
- ماهي آخر دورة إدارية حضرتها ؟ و متى ؟
- ماذا تتوقع أن تقرأ في هذا المبحث ؟
- هل لديك مشاكل في العمل ؟
- ما هي آخر مشكلة ساهمت في حلها ؟
.
.
ماهو الهدف من طرح هذا الموضوع ؟
1. بيان الطرق المنهجية للتعامل مع المشاكل , و إذا فقدنا المنهجية غرقنا في الهمجية !
2. التخفيف من حدة الذعر و هول الدهشة الناتجين عن حدوث المشاكل , فرباطة الجأش مطلوبة ,
و يجب على القائد أن يتعامل مع الأمور الصعبة و كأنها أحداث طبعية .
3. توضيح الإيجابيات المستفادة من المشكلات , و سيأتي بيانها .
4. التأكيد على ضرورة الصراحة و الدقة و الوضوح في التعامل مع المشكلات .
.
.
أين يقع حل المشكلات و إتخاذ القرارات في خريطة العمليات الإدارية ؟
العمليات الإدارية هي :
أولاً : التخطيط : و يشمل وضع الأهداف و المعايير و رسم السياسات و الإجراءات و إعداد الموازنات و كتابة الجدول الزمني .
ثانياً : التنظيم : و يشمل الهيكل و المهام و العلاقات ثم إختيار المناسبين لشغل المناصب .
ثالثاً : التوجيه و الإشراف : و يشمل التحفيز و القيادة و الإتصال .
رابعاً : الرقابة : و تشمل تحديد المعايير الرقابية و قياس الأداء و تشخيص المشكلات و علاجها بالقرارات الصائبة .
.
.
تعريف المشكلة :
هي الصعوبات التي تواجهنا عند الانتقال من مرحلة إلى أخرى ؛ و هي إمّا تمنع الوصول أو تؤخره أو
تؤثر في نوعيته .
مكونات المشكلة:
1. المشكلة : الوضع الموجود وصفاً و أسباباً .
2. الحل : الوضع المنشود مع تصوره و حصر منافعه . " الوظيفة الحقيقية للحل هي أن يؤدي إلى
نتائج إيجابية مع استمرار نفس المدخلات التي كانت تؤدي لنتائج سلبية فالخطأ في حل مسألة
رياضية لا يسوغ تغييرها وتبديلها . حاول دائماً التركيز على الحل و الخروج من سياق ذهنية
المشكلات حتى تحافظ على الروح الإيجابية و لا تقع في مصيدة السلبية" .
3. الطريق من المشكلة للحل : آليات التنفيذ .
/
أنواع المشاكل :
مشكلات في التنفيذ:
وهي الانحراف عن المعايير المحددة بزيادة أو نقص .
مشكلات في الإنجاز :
وهي ما يمنع من الوصول إلى وضع أفضل .
تقسيمات أخرى :
متفاقمة – متلاشية – ثابتة.
مفاجئة – متوقعة .
متكررة – نادرة .
جماعية – فردية .
حديثة – قديمة .
و تكمن أهمية التقسيم في تحديد استراتيجية التعامل مع المشكلة .
.
.
مقدمات مهمة عن المشكلات الإدارية :
1. لا تتصرف من فورك إلا في الأزمات الخطيرة .
2. السرعة في حل المشكلة قد يضيع الوقت و الجهد و يساهم في خلق مشكلة جديدة .
3. قد يستحيل الحصول على حلول كاملة في واقع غير كامل الحصول على حلول كاملة في واقع غير كامل ..!
4. إنّ ما يزعج الناس ليس مشاكلهم ، و إنّما نظرتهم لها .
5. التعايش مع المشكلة أمر مطلوب أحياناً .
6. قد يحسن تجاهل المشكلة بعد استيفاء دراستها !
7. وازن بين الفعل التكيفي " لتهدئة الآثار " و بين الفعل التصحيحي " التوصل إلى حل " لتهدئة الآثار " و بين الفعل " التوصل إلى حل ".
8. يفترض تسمية المشكلة باسم معين يتعارف عليه .
9. يجب أن يعلم رئيسك بالمشكلة عن طريقك .
10. تأكد أنّك لست جزءاً من المشكلة أو سبباً رئيساً لها , و هذه تحتاج إلى نقد الذات و إشاعة ثقافة الحوار و النقد البناء بين العاملين .
11. لا تحاول استنتاج شئ ثمّ تسعى لإثباته .
12. لا تقفز مباشرة إلى الحل .
13. لا يكن البحث عن كبش فداء أهم من حل المشكلة .
14. ميز بين أخطاء الأفراد و أخطاء النظام .
15. اسأل دائماً عن المظاهر و الحقائق و ليس عن المشاعر و الأحاسيس .
16. كثير من المشاكل لها خاصية التفاعل و الاتجاه نحو التضخم .
17. لا يوجد سبب واحد لكل مشكلة ؛ بل عدّة أسباب متداخلة .
18. فجوة الأداء هي الفرق بين ما ينبغي فعله وبين الواقع الفعلي للعمل !
19. لا يمكن حل المشكلة بمستوى التفكير نفسه عندما أوجدناها !
20. نحتاج في حل المشكلات إلى مهارات التفكير الإبداعي و التحليلي .
21. إذا وقعت في مشكلة ففكر في مفاتيحها .. لا في قضبانها ..!
22. لابد من فتح طرق الاتصال بكل أشكاله : الصاعد والنازل و البيني : و يعد الفشل في الاتصال وباء الإدارة المعاصرة ؛ و ينسب 85 % من النجاح في العمل إلى مهارات الاتصال بكل أشكاله : الصاعد و النازل و البيني .
23. حل المشكلات ـ في الغالب ـ منطق و ليس عاطفة : و من سمات العاطفة الانفلات و الجموح فلا مكان لها في حل المشكلات .
24. استشراف المستقبل يمنع حدوث المشكلة أو يقلل من أثرها : و علم المستقبل من العلوم التي لم تحظ بعناية المسلمين و لذا نعاني من " صدمة المستقبل " و من " توالي الضربات .
25. العمل على تحقيق أهداف دائمة يستلزم عقد لقاءات منظمة لحل المشاكل و توثيق المعلومات المتعلقة بحل المشاكل لمنع تكرار حدوثها .
26. يجب إطلاع المسؤول الجديد على مشاكل العمل و حلولها ، و يجب على المدير الإطلاع بشكل دوري على ملف المشكلات .
.
.
المشكلة فرصة ثمينة !
* إيجاد حل جديد و عدة حلول أخرى بديلة لكل مشكلة .
* اكتشاف قدرات فكرية و طاقات عملية .
* استمرارية البحث عن برامج و آليات جديدة و إبداعية .
* تحافظ على وحدة المجموعة و تزيد من ثباتها مما يعزز روح الفريق الواحد .
/
كيف تدرك المشكلة .؟
1. بالمقارنة مع التاريخ السابق .
2. بالمقارنة مع مجموعات متشابهة .
3. من خلال النقد الخارجي .
4. بالرجوع لأهداف الخطة و برامجها .
/
حال الناس مع المشاكل:
النفي أو الغفلة : تتراكم .
التضخيم و التهويل : اليأس .
الاعتدال و التوسط : الحل .
/
أسئلة مهمة عند تحديد المشكلات:
ما مدى حدّة المشكلة و صعوبتها ؟
ماذا عن تكرار حدوث المشكلة ؟
ما مدى أهميّة المشكلة ؟
و بالإجابة الصريحة على هذه الأسئلة تتحدد طريقة التعامل مع المشكلات .
.
.
الأساليب المتبعة للتعامل مع المشكلات :
* لا تفعل شيئاًً :
1. إذا كانت المشكلة ستحل تلقائياً .
2. إذا كانت آثارها ضعيفة .
3. إذا كانت تكلفة الحل أعلى من تكلفة المشكلة .
* معالجة الآثار :
4. عندما نتوقع زوال السبب .
5. عندما تكون تكلفة معالجة السبب كبيرة .
6. عندما يكون السبب خارج السيطرة .
* مراقبة الوضع فقط :
1. إذا كانت غير ملحة .
2. إذا بدأت بالتلاشي .
3. إذا كانت الأسباب غير واضحة .
* معالجة المشكلة :
4. إذا كانت خطيرة .
5. إذا كانت متفاقمة .
6. إذا جاء أمر بعلاجها من جهة عليا .
.
.
من أسباب عدم مواجهة المشكلة :
1. الجهل بحدوثها .
2. الارتياح .
3. كونها تتعلق بشخص محبوب أو مكروه .
4. إذا كانت .......؟ انظر أساليب التعامل مع المشكلات .
/
أخطاء في تحديد المشكلات :
* تجميع المشاكل الصغيرة كمشكلة كبيرة واحدة : فمن الحكمة تحجيم العدو و ليس تضخيمه .
* الاعتماد على المشاعر دون الحقائق .
* القفز مباشرة إلى الأسباب و الحلول .
* الاختلاف حول معيار الأداء القياسي : و من أسباب ذلك غياب التخطيط أو ضعفه .
* التركيز على الأسباب الخارجية فقط . " و إن تصبروا و تتقوا لا يضركم كيدهم شيئاً " .
* إغفال مشاركة المستويات الإدارية القريبة من تنفيذ العمل .
.
.
لا بد أن تتوافر فيمن يحضر جلسات مناقشة المشاكل و حلها صفة أو أكثر مما يلي :
1. لديه معلومات عن المشكلة و أطرافها .
2. صاحب خبرة للمشورة و الرأي .
3. جيد التدريب و المهارة .
4. ملتزم بالتنفيذ .
5. من يراد تدريبه و تهيئته .
/
الحل الجماعي : إيجابيات و سلبيات :
الإيجابيات :
1. تنوع الأفكار و تلاقحها .
2. تعدد مصادر المعلومات .
3. أقل تحيزاً , حيث تنتفي الدواعي الشخصية .
4. فرصة للتواصل و التدريب .
5. الالتزام العالي بالأداء .
6. اختيار أفضل الحلول المقترحة , بسبب مشاركة عدة عقول في الحل و الاختيار .
7. مشاركة عدة مستويات إدارية , فتشارك الإدارة العليا التي تهتم بالتخطيط و الإدارة الوسطى المهتمة بالإشراف و الإدارة الدنيا المعنية بالتنفيذ .
السلبيات :
1. إغفال تسجيل الأفكار .
2. التنافس المنفر .
3. المواكبة و المجاراة , بسبب الركون إلى خبرة أو مكانة أحد المشاركين .
4. الافتقار إلى التوجيه الموضوعي , انظر أسلوب القبعات الست في التفكير .
5. المقيدات الزمانية و المكانية .
6. سيطرة طريقة تفكير الرئيس .
.
.
أسباب الفشل في حل المشكلات :
1. عدم اتباع المنهجية في تحديد و حل المشكلات .
2. وضع المشكلة خارج نطاقها الحقيقي .
3. نقص المعلومات أو التحليل السيئ للمشكلة .
4. استخدام نوع واحد من التفكير (طريقة القبعات الست) .
* القبعة البيضاء = نظرة موضوعية للأمور.
* القبعة الحمراء = الانفعال و الحدس و التفكير الفطري.
* القبعة السوداء = الحذر و التشاؤم و التفكير السلبي.
* القبعة الصفراء = الممكن و المنطق الإيجابي.
* القبعة الخضراء = الأفكار الجديدة و التفكير الخلاق.
* القبعة الزرقاء = ضبط عملية التفكير.
5. غياب أو تحجيم مشاركة الأطراف المعنية .
6. الخوف من الفشل و من التجديد و من تبادل الأفكار.
7. مقاومة التغيير.
8. التوقف عن التنفيذ أو ترك المتابعة و التقويم.
.
.